OBJETIVO
Coordena, planeia e supervisiona todas as atividades relacionadas com a gestão dos alojamentos destinados ao staff da unidade, assegurando que as normas e padrões do Grupo são cumpridos por todos os elementos envolvidos (interna ou externamente). Garante um ambiente seguro, organizado e confortável para os colaboradores, promovendo a eficiência na utilização dos recursos humanos e materiais, em articulação com as equipas de manutenção e limpeza.
RESPONSABILIDADES:
- Verifica a ocupação dos alojamentos, entradas e saídas de colaboradores, e necessidades previstas para cada dia, de forma a organizar e otimizar os recursos disponíveis.
- Mantém o registo atualizado de todos os colaboradores alojados;
- Reúne regularmente com as equipas de manutenção e limpeza para organizar e dar indicações sobre as intervenções a realizar, alertar para prioridades e eventuais situações a ter em conta, bem como relembrar os padrões de qualidade a cumprir.
- Recebe e acompanha os colaboradores no processo de entrada e saída dos alojamentos, assegurando que todas as condições de conforto, higiene e segurança estão garantidas.
- Atende e acompanha solicitações ou reclamações por parte dos residentes, fornecendo indicações às equipas responsáveis acerca das suas necessidades ou preferências.
- Efetua a inspeção final aos quartos e áreas comuns dos alojamentos, garantindo que se encontram em conformidade com os padrões estabelecidos e devidamente equipados.
- Dá seguimento a eventuais reclamações ou ocorrências, dando resposta ao Departamento de Recursos Humanos e à Direção Geral da unidade no que respeita a temas/questões referentes à sua área de atuação.
- Verifica stocks de materiais inerentes aos alojamentos (produtos de limpeza, roupa de cama, amenities, etc.) e efetua as requisições necessárias, assegurando um adequado controlo de custos e evitando desperdícios desnecessários.
- Organiza e prepara, semanalmente, os horários e planos de intervenção das equipas de limpeza e manutenção, em articulação com as necessidades dos alojamentos e do staff.
- Contacta diariamente com as equipas de manutenção e limpeza para garantir que todas as intervenções previstas estão a ser executadas e para ajustar eventuais necessidades de última hora.
- Pesquisa e procura atualizar-se sobre as melhores práticas e procedimentos para a gestão de alojamento de staff, de forma a assegurar um serviço sempre com a melhor qualidade e inovação.
- Informa sobre necessidades de intervenção/manutenção, coordenando-as com os departamentos correspondentes para a sua resolução atempada.
- Participa em reuniões operacionais com o Departamento de Recursos Humanos e Direção Geral da unidade para ajuste face às atividades e objetivos do dia, bem como para analisar em conjunto eventuais problemas e ajustar procedimentos, a fim de garantir a maior eficiência possível para os colaboradores.
- Atualização de bases de dados de colaboradores e alojamentos;
-Elaboração de relatórios e mapas de controlo em Excel (ex: mapas de ocupação, custos, inventários, escalas de serviço);
- Gestão e arquivo de documentação relativa ao staff e alojamento;~
- Apoio no processamento de admissões, saídas e outras rotinas administrativas;
- Pode realizar outras atividades, não especificadas atrás, necessárias à persecução dos objetivos da função.