Missão de Familia
Assegurar as atividades de suporte administrativo e de secretariado aos diretores dos diferentes departamentos envolvidos na execução de projetos de construção, garantindo a organização e eficiência dos processos administrativos e a boa comunicação entre as diversas áreas envolvidas, agindo consoante a ética do Grupo e os valores Casais.
Principais Responsabilidades
1) Efetuar a gestão de agendas, reuniões e compromissos, incluindo a coordenação das viagens e deslocações da Comissão Executiva do ACE, bem como dos diretores dos departamentos envolvidos na execução do projeto
2) Organizar e coordenar reuniões internas e externas, preparando os materiais necessários (relatórios, apresentações, documentos de apoio)
3) Controlar e gerir a correspondência (física e eletrónica) do ACE, incluindo a triagem e distribuição de documentos internos e externos
4) Apoiar na elaboração e preparação de relatórios e documentos administrativos, conforme as necessidades dos diversos departamentos
5) Acompanhar o fluxo de documentação relacionada com a execução do projeto de construção (contratos, orçamentos, cronogramas, etc.) e organizar e arquivar documentos relacionados ao projeto, assegurando o fácil acesso e a correta catalogação de informações
6) Suporte à gestão de fornecedores e prestadores de serviços, incluindo a solicitação de cotações e a organização de contratos;
7) Acompanhar e reportar o andamento de atividades administrativas em estreita colaboração com os departamentos de Engenharia, Obras, Finanças e outros setores do projeto;
Requisitos
1. Ensino secundário completo ou ensino superior (preferencialmente com formação em secretariado, administração ou áreas afins);
2. Experiência prévia em funções de secretariado ou administrativas, preferencialmente no setor da construção civil ou em ambientes corporativos;
3. Bons conhecimentos de informática (Microsoft Office, Google Workspace, ferramentas de gestão de projetos e plataformas de comunicação);
4. Bons conhecimentos de inglês nas vertentes oral, escrita e leitura;
5. Capacidade de trabalhar de forma autónoma, gerindo múltiplas tarefas e prioridades;
6. Inglês (Avançado)
Educação
7. Ensino secundário completo ou ensino superior (preferencialmente com formação em secretariado, administração ou áreas afins);
No Grupo Casais garantimos que as pessoas da nossa equipa tenham:
8. Programas de Apoio ao Colaborador;
9. Cooperação com equipas flexíveis e dinâmicas que incentivam a tua aprendizagem / os teus conhecimentos
10. Visão no Futuro: crescimento, evolução, industrialização, sustentabilidade;
11. Atividades anuais que promovem o engagement entre colegas / empresas / mercados;
12. Benefícios e Protocolos;
13. Cultura de Segurança.