* Manutenção do Escritório:Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias;
* Gestão dos office supplies:gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing;
* Equipamentos de Escritório:Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionam corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.
2. Gestão operacional:
* Gestão de Documentos:Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório;
* Controle de stocks:Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório;
* Requisições de Compra:Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos;
* Processamento de Correspondências:Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes.
3. Gestão de Pessoas
* Supervisão da Equipa de Suporte:Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio;
* Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte:Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções;
* Conflitos e Problemas da Equipa:Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.
4. Gestão financeira
* Orçamento:Preparar e monitorizar o(s) orçamento do(s) escritório(s).
5. Planeamento e Organização
* Planeamento de Eventos:Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops.
* Coordenação de Viagens:Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas.
* Agenda:Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas.
6. Comunicação
* Facilitador de Comunicação:Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa;
* Dinamizar informação:Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.
7. Conformidade e Segurança
* Regulamentações:Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho.
* Segurança&bem-estar:Coordenar com a equipa de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritórios
* Salário compatível com a experiência demonstrada;
* Subsídio de alimentação;
* Seguro de saúde;
* Cartão Staff com descontos nas unidades, F&B e SPA assim como parceiros externos.
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