A NILG.
AI é uma consultora estratégica em Inteligência Artificial que trabalha diretamente com líderes e equipas de decisão para transformar processos críticos de negócio.
Somos uma equipa ambiciosa e em crescimento, onde responsabilidade, autonomia e qualidade de execução são valorizadas.
Estamos à procura de uma Assistente Executiva que seja mais do que suporte administrativo.
Procuramos alguém que queira estar no centro da operação, ajudar a manter a empresa a funcionar com rigor e clareza, e crescer connosco na construção de algo maior.
Vais trabalhar lado a lado com o CEO e com a equipa de operações, garantindo que os processos administrativos, financeiros e organizacionais correm sem fricção.
Este é um papel de elevada confiança, onde a tua capacidade de antecipar problemas, tomar decisões e executar com precisão faz toda a diferença.
Não procuramos alguém para "esperar instruções".
Procuramos alguém que consiga desbloquear problemas de forma proativa.
Principais responsabilidades
Apoio direto ao CEO na gestão de agenda,
- mail, prioridades e tarefas operacionais.
Organização e controlo de processos administrativos críticos.
Gestão de faturação, recibos, pagamentos, fornecedores e documentação financeira.
Preparação e envio de informação para contabilidade.
Apoio à gestão de RH, incluindo onboarding e acompanhamento administrativo.
Gestão de contratos, documentos e arquivos digitais.
Apoio operacional à equipa de marketing e eventos.
Gestão do espaço físico do escritório.
Forte sentido de responsabilidade, fiabilidade e compromisso.
Capacidade de organização e priorização.
Autonomia real na execução e capacidade de priorização.
Conforto total com ferramentas digitais e sistemas online.
Capacidade de aprender rapidamente novos softwares e processos.
Rigor no cumprimento de prazos, pagamentos, obrigações e tarefas sensíveis.
Capacidade de tomar decisões práticas em contextos ambíguos.
Boa comunicação escrita e verbal em português e inglês.
Espírito crítico, organização e atenção ao detalhe.
Experiência prévia em funções administrativas, executivas ou de operações é valorizada.
Ferramentas que vais usar no dia a dia:
Google Workspace, Slack, ferramentas de gestão de tarefas, plataformas de faturação, sistemas de pagamento e software administrativo.
Não é necessário dominar tudo à partida, mas é essencial aprender rápido e sem resistência.
O que oferecemos
Um papel central numa empresa em crescimento.
Proximidade real à gestão e aos processos de decisão.
Ambiente exigente, mas humano e transparente.
Aprendizagem contínua e contacto com projetos de alto impacto.
Estabilidade e confiança para crescer connosco a médio e longo prazo.
Se procuras um trabalho em que és tratado/a como "a pessoa dos recados", esta vaga não é para ti.
Se procuras um papel em que a tua responsabilidade cria impacto real todos os dias, queremos falar contigo.
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