Secretaria(o) Executiva
Local: Lisboa
Salário a definir
Requisitos:
- Experiência prévia em funções de secretariado executivo, ou gestão administrativa com referências. (*Obrigatório*);
- Habilitações académicas ao nível do 12º ano ou ensino superior;
- Capacidade de gerir informações confidenciais com ética, confidencialidade e responsabilidade;
- Atenção aos detalhes e alto nível de precisão;
- Capacidade de trabalhar de forma autónoma e proativa;
- Forte capacidade de gestão de prioridades;
- Boas competências de comunicação e relacionamento interpessoal;
- Conhecimentos da língua inglesa a nível escrito e oral. Conhecimento de outras línguas será valorizado. Assegurar a logística da marcação de viagens/estadias, salas para reuniões internas e externas e outros recursos;
- Bons conhecimentos das ferramentas Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint,etc.);
- Resistência ao stress;
- Residência na área de Lisboa.
Responsabilidades e tarefas:
- Apoiar a Administração nas diversas tarefas administrativas;
- Assegurar a logística de viagens (realizar contactos voos, hotéis, transfers, seguros, restaurantes…);
- Contacto com entidades de fornecimento de serviços (electricidade, água, telecomunicações…);
- Gestão de seguros (saúde, multirriscos, auto, viagem…);
- Comunicação com diversas entidades via telefone e email (bancos, seguradoras, companhias aéreas, administração de condominio…);
- Elaboração e/ou preenchimento de documentos diversos (contratos diversos, KYC, NDA…);
- Elaboração de contratos de trabalho e admissão de trabalhadores na segurança social directa, emissão de recibos de vencimento;
- Acompanhar processos internos, assegurando o cumprimento de prazos e objetivos;
- Acolhimento de visitantes na delegação;
- Elaborar relatórios e mapas de excel, apresentações, e outros documentos;
- Gerir tarefas administrativas e operacionais, contribuindo para a eficiência da delegação.