Desenvolvedor(a) de Gestão Administrativa
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* Responsabilidades:
Acolher e acompanhar visitantes com simpatia e profissionalismo, encaminhando-os de forma adequada e prestando as informações necessárias.
Organizar e gerir a correspondência (e.g., verificação de emails, correio e demais correspondência) e encomendas, assegurando a receção, triagem e distribuição de forma eficaz.
Coordenar o aprovisionamento de materiais de escritório, garantindo o stock necessário e negociando com fornecedores para otimização de custos.
Apoiar a organização de eventos corporativos e outras iniciativas locais, respeitando o orçamento previsto (e.g., festa de verão, aniversários, fruta).
Organizar e coordenar reuniões e visitas de grupo, incluindo a preparação de materiais, reservas de salas, equipamentos de proteção individual e restante logística.
Gerir todo o processo de organização de viagens e reservas de alojamento e validação das faturas e despesas.
Gestão e manutenção de snacks e bebidas (e.g., assegurar stock dentro do orçamento definido e acompanhar as datas de validade).
Recolher e organizar informação para a elaboração de documentos institucionais.
Afixar documentação obrigatória nos locais de trabalho.
Efetuar a gestão dos chaveiros de toda a organização (e.g., solicitar criação de cópias, criar identificadores).
Entregar fardamento aos colaboradores.
Apoiar na elaboração e/ou tradução de documentos, relatórios, apresentações e outros de apoio a reuniões.
Contribuir para o desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua, fazendo propostas de melhoria nos processos ou rotinas de trabalho.
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* Experiências requeridas:
Habilitações académicas ao nível da Licenciatura em Secretariado, Línguas, Letras ou similares (preferencial).
Experiência prévia em funções similares, como receção, gestão de escritório ou apoio administrativo (preferencial).
Fluência oral e escrita em inglês. Conhecimentos de outras línguas serão valorizados.
Bons conhecimentos na ótica do utilizador de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Experiência em SAP (preferencial).
Elevada capacidade de comunicação verbal e escrita, com atenção ao detalhe e orientação para o cliente.
Elevado sentido de responsabilidade, ética e confidencialidade.
Atitude profissional, simpática, flexível e proativa, com forte capacidade de resolução de problemas.
Carta de condução.
Residência na zona Coimbra (preferencial).