A Eurofirms Services está a recrutar um Medical and Rare D Operations Assistant (M/F) para integrar a equipa de um dos nossos clientes.
Principais Responsabilidades:
* Coordenar a logística de reuniões médicas, conferências e eventos não promocionais, incluindo criação de fornecedores, preparação de contratos standard, emissão de ordens de compra (POs) e criação de materiais (PTA), gestão operacional dos eventos, acompanhamento de pagamentos, controlo de faturas e reporte às autoridades competentes;
* Compilação de dados e métricas relacionadas com projetos médicos;
* Contacto com Sociedades e Associações Médicas;
* Reserva de viagens, alojamento e transporte (eventos nacionais e/ou internacionais, congressos e reuniões internas), bem como acompanhamento de prazos de inscrição e recolha de dados em falta dos participantes;
* Monitorização e apoio a todos os eventos patrocinados ou organizados por Medical & Rare D (datas de montagem e desmontagem de stands, envio de materiais e consumíveis, meios audiovisuais, simpósios, controlo de custos/orçamento, etc.), em conformidade com a legislação portuguesa e as regras internas da empresa;
* Elaboração e envio de cartas de custos;
* Redação de contratos de prestação de serviços (palestras) e FMV, bem como verificação dos assuntos financeiros associados;
* Garantir que, até à data dos eventos, todas as questões legais e financeiras estão tratadas e devidamente notificadas (reportes ao Infarmed);
* Revisão de relatórios ToV anteriores e garantia da correta execução dos ToVs futuros;
* Articulação com GBS e HCP Office para assegurar que os dados carregados no HCP Portal estão corretos. Realização de análises detalhadas, identificação de anomalias e proposta de soluções;
* Supervisão de todas as atividades de reporte ToV, garantindo que todas as partes envolvidas conhecem e cumprem os requisitos de reporte;
* Gestão e carregamento de toda a documentação relevante no App4Act ou ferramenta futura equivalente, incluindo relatórios ToV, contratos, POs, declarações de conflito de interesses, etc;
* Verificação e coordenação com gráficas: pedidos de orçamentos, gestão de faturas, prazos de entrega de materiais e distribuição por territórios.
Requisitos
* Formação superior em Gestão, Administração, Marketing ou similares;
* Experiência mínima de 2 a 3 anos em funções similares;
* Domínio de ferramentas informáticas (Excel, SAP ou similares);
* Fluência em inglês (será valorizado conhecimento de outras línguas);
* Capacidade de organização, atenção ao detalhe e forte orientação para cumprimento de prazos.
Oferecemos
* Integração numa empresa de referência no setor farmacêutico;
* Ambiente profissional exigente e dinâmico, com oportunidades de desenvolvimento;
* Pacote salarial competitivo, ajustado à experiência demonstrada.