Ceo Executive Assistant
(m/f)
Referencia: JN -052025-6740925
Adicionado em 15.05.2025
Sobre os nossos clientes
O nosso cliente é uma multinacional de referência no sector logística que pretende recrutar uma Executive Assistant para dar apoio ao seu CEO garantindo a organização e e?ciência na gestão de agendas, comunicação, documentos e tarefas diversas. A sua função é essencial para assegurar o bom funcionamento das operações diárias da empresa, otimizando o tempo do CEO e facilitando a sua interação com as equipas internas e externas.
Descriçăo da oferta
O nosso cliente é uma multinacional de referência no sector logística que pretende recrutar uma Executive Assistant para dar apoio ao seu CEO garantindo a organização e e?ciência na gestão de agendas, comunicação, documentos e tarefas diversas. A sua função é essencial para assegurar o bom funcionamento das operações diárias da empresa, otimizando o tempo do CEO e facilitando a sua interação com as equipas internas e externas.
Principais responsabilidades
Gestão de Agenda e Compromissos:
Organizar e coordenar a agenda do CEO, agendando reuniões, compromissos e viagens de acordo com as prioridades de?nidas.
Preparar a documentação necessária para reuniões, incluindo relatórios, apresentações e notas de reunião.
Lidar com pedidos de agendamento de reuniões e consultas de disponibilidade do CEO.
Comunicação e Correspondência:
Filtrar e encaminhar e-mails, chamadas telefónicas e outras comunicações para o CEO, garantindo que as mensagens importantes sejam tratadas com a devida prioridade.
Redigir e responder a correspondências, relatórios e memorandos em nome do CEO.
Garantir uma comunicação e?caz e pro?ssional com clientes, parceiros, fornecedores e outras partes interessadas.
Gestão de Viagens e Logística:
Organizar viagens de negócios, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte, além de fornecer toda a logística necessária para viagens nacionais e internacionais.
Preparar o itinerário completo das viagens e assegurar que todos os detalhes sejam comunicados com antecedência.
Apoio Administrativo e Logístico:
Organizar e manter os arquivos do CEO, tanto em formato digital quanto físico, assegurando a con?dencialidade e fácil acesso à informação.
Ajudar na preparação de apresentações, relatórios ?nanceiros e documentos estratégicos relacionados ao setor de logística.
Controlar e acompanhar a execução de tarefas administrativas e projetos, garantindo que os prazos sejam cumpridos.
Apoio em Reuniões e Eventos:
Preparar as reuniões do CEO com a equipa executiva e outros stakeholders, incluindo a organização de materiais, salas e recursos.
Participar de reuniões para fazer atas e acompanhar os pontos de ação, garantindo que os assuntos tratados sejam acompanhados de forma e?caz.
Gestão de Prioridades:
Ajudar o CEO a gerir a sua carga de trabalho, destacando as tarefas mais urgentes e importantes.
Priorizar e organizar tarefas para otimizar a utilização do tempo do CEO.
Perfil desejado
Licenciatura em Secretariado Executivo, Administração de Empresas ou áreas relacionadas.
Experiência mínima de 10 anos em funções similares, preferencialmente em ambientes multinacionais.
Excelente capacidade de organização, gestão de tempo e atenção ao detalhe.
Domínio das ferramentas informáticas (Microsoft O?ice, Google Suite, entre outros).
Fluência em inglês, tanto na comunicação escrita quanto oral.
Conhecimentos de francês ou espanhol serão considerados uma mais-valia.
Capacidade para lidar com informações con?denciais e sensíveis com descrição.
Facilidade de comunicação, assertividade e habilidade para lidar com múltiplos stakeholders.
Proatividade, ?exibilidade e capacidade de trabalhar sob pressão.
Benefícios adicionais
Oportunidade de trabalhar numa empresa de referência.
O que procuramos
secretária, secretariado, executive assistant, assistente executiva, office assistant, administrativa, assistente, administrativo, office manager, office management, CEO, EXECUTIVE
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