AClínica Hugo Madeiraé uma clínica de excelência, referência no seu setor de atividade, a qual oferece várias especialidades na área de medicina dentária e cuidados de saúde oral.Contamos com a dedicação e o profissionalismo de uma Equipa Médica experiente e multidisciplinar, que transforma o sorriso e a vida dos nossos pacientes.Vamos reforçar a nossa Equipa com a contratação de um(a)Recepcionista. Terá como principais responsabilidades colaborar nas operações de gestão administrativa e relação com cliente.ÂMBITO DA FUNÇÃO• Gestão de contactos telefónicos inbound & outbound.
* Gestão de contactos escritos.
* Gestão de contactos presenciais (i.e., welcome and greet prospects, pacientes, gestão de processos de front office).
* Gestão de consultas, informações sobre disponibilidades, valores, visitas guiadas à clínica, garantir o acompanhamento dos pacientes, gestão do processo de pagamento das consultas.
* Soft selling.
* Gerir os momentos de check in e de check out.
* Acompanhar os pacientes ao longo de todo o customer journey, aferindo que tudo está de acordo com as expectativas e fazendo a ponte com demais stakeholders (gestoras de pacientes, assistentes e médicos, marketing e financeira).
* Interface privilegiado com os diversos stakeholders, garantindo o alinhamento e acompanhamento dos processos durante todo o customer journey.
* Assegurar que a informação proveniente dos distintos stakeholders é partilhada (i.e., informar os pacientes de eventuais atrasos, pedidos de antecipação de consultas, envio de informações, recados...).
* Zelar pelo perfeito funcionamento, arrumação e limpeza de toda a infraestrutura.
* Assegurar que os serviços partilhados estão presentes sempre que necessário (limpeza, manutenção e/ou outros). • Realização de auditorias de qualidade de serviço.
* Análise dos resultados e desvios resultantes do feedback dos questionários de satisfação e das auditorias, e partilha com os diferentes stakeholders.
* Colaboração na definição e especificação de todos os processos, procedimentos e sistemas associados à operação.
* Participar nas reuniões de planeamento e seguimento do negócio.
* Contribuir para a concretização dos planos de ação e projetos de melhoria.
* Colaboração na definição dos objetivos (KPI's / SLA's).
* Participação nas reuniões de equipa, visando o enquadramento de todos os resultados operacionais e comerciais. • Contribuir para a promoção, crescimento, sustentabilidade e rentabilidade da empresa.REQUISITOS DA FUNÇÃOQUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS
* Licenciatura/Outras OUTRAS QUALIFICAÇÕES / CAPACIDADES
* Capacidade para gerir e assegurar os objetivos definidos
* Orientação para resultados e gestão de tarefas
* Forte capacidade de análise e síntese
* Orientação para melhoria contínua dos processos
* Participação ativa na resolução de constrangimentos e apresentação de soluções
* Domínio obrigatório da língua inglesa e/ou francesa: verbal e escrita
* Fluência num segundo idioma
* Excelentes conhecimentos de micro-informática (Outlook, Excel, Powerpoint) na óptica do utilizador
* Familiaridade com ferramentas de CRM, Web Analytics e ReportingCOMPETÊNCIASTRANSVERSAIS
* Orientação para o "cliente" interno e externo
* Trabalho em equipa
* Proactividade e perseverança
* Atenção para os detalhes
* Política de qualidade do serviço