OFFICE MANAGER (m/f)
DESCRITIVO DE FUNÇÕES:
1. Gestão operacional:
* Gestão de Documentos: Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório;
* Controle de stocks: Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório;
* Requisições de Compra: Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos;
* Processamento de Correspondências: Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes;
* Receção e encaminhamento de visitantes e encomendas.
* Garantir o controlo das entradas e saídas no edifício principal, promovendo um ambiente acolhedor, seguro e organizado. Assegurando uma presença física contínua na área da receção (local de trabalho)
2.Gerir as instalações:
* Manutenção do Escritório: Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias;
* Gestão dos office supplies: gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing;
* Equipamentos de Escritório: Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionam corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.
3. Gestão de Pessoas
* Supervisão da Equipa de Suporte: Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio;
* Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte: Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções;
* Conflitos e Problemas da Equipa: Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.
4. Gestão financeira
* Orçamento: Preparar e monitorizar o(s) orçamento do(s) escritório(s).
5. Planeamento e Organização
* Planeamento de Eventos: Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops.
* Coordenação de Viagens: Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas.
* Agenda: Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas.
6. Comunicação
* Facilitador de Comunicação: Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa;
* Dinamizar informação: Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.
7. Conformidade e Segurança
* Regulamentações: Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho.
* Segurança&bem-estar: Coordenar com a equipa de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritórios