Detalhe da Oferta:
Local de Trabalho: Boliqueime, Loulé, Faro
Sobre a Caminho do Liz:
A Caminho do Liz é uma empresa sólida e em crescimento no setor da construção civil em Loulé, Faro. Dedicamo-nos à realização de projetos de alta qualidade, desde moradias unifamiliares a edifícios multifamiliares. Valorizamos o profissionalismo, a organização e o trabalho em equipa para alcançar a excelência em cada projeto.
Descrição da Função:
Procuramos uma Secretária Administrativa dinâmica e organizada para integrar a nossa equipa em Loulé. A profissional será responsável por prestar apoio administrativo essencial ao bom funcionamento do escritório e dos projetos em curso.
Principais Responsabilidades:
- Gestão de Comunicações com Fornecedores:
o Monitorizar e gerir a caixa de correio eletrônico da empresa, dando resposta atempada e profissional aos fornecedores.
o Estabelecer e manter uma comunicação eficaz com fornecedores para obter informações, solicitar orçamentos e resolver questões.
o Organizar e arquivar digitalmente todas as comunicações com fornecedores de forma sistemática.
- Gestão Completa da Faturação:
o Preparar faturas a clientes com base nas informações fornecidas (autos de medição, contratos, etc.).
o Verificar a exatidão das informações nas faturas (dados do cliente, descrição dos serviços, valores, impostos).
o Organizar e arquivar digitalmente as faturas emitidas.
o Controlar e gerir o envio das faturas aos clientes pelos meios adequados.
o Monitorizar o estado dos pagamentos e realizar o follow-up necessário em caso de faturas em atraso.
- Submissão da Faturação à Contabilidade:
o Organizar e preparar toda a documentação de faturação (faturas emitidas, comprovativos de envio, etc.) para submissão à contabilidade.
o Garantir que a documentação seja entregue à contabilidade dentro dos prazos estabelecidos e de forma organizada.
o Manter um registo das faturas enviadas à contabilidade para controlo interno.
o Colaborar com o departamento de contabilidade para esclarecer dúvidas ou fornecer informações adicionais sobre a faturação.
- Organização da Documentação de Processos Camarários:
o Reunir, organizar e manter atualizada a documentação relativa aos processos camarários de cada projeto (licenças, alvarás, comunicações prévias, etc.).
o Criar e gerir arquivos físicos e digitais para a documentação dos processos camarários, garantindo fácil acesso e rastreabilidade.
o Assegurar que toda a documentação necessária para os processos camarários esteja completa e devidamente organizada.
o Acompanhar o estado dos processos camarários junto das entidades competentes (quando necessário e sob orientação).
- Interação e Apoio a Arquitetos e Engenheiros:
o Servir de ponto de contacto administrativo para arquitetos e engenheiros em questões relacionadas com documentação, processos e informações gerais.
o Organizar e distribuir documentos e informações relevantes entre a equipa administrativa e os arquitetos/engenheiros.
o Auxiliar na compilação de documentos necessários para projetos e processos, sob orientação dos arquitetos e engenheiros.
o Demonstrar interesse em compreender os aspetos básicos dos projetos para melhor apoiar a equipa técnica.
Requisitos:
• Língua Inglesa (escrita e fala)
• Experiência comprovada de mínimo 2 anos em funções de secretariado administrativo, no setor da construção civil.
• Habilidade no uso de ferramentas informáticas (Microsoft Office, e-mail, software de gestão).
• Excelente capacidade de comunicação oral e escrita em português.
• Forte sentido de organização, proatividade e atenção ao detalhe.
• Capacidade de trabalhar de forma autónoma e em equipa.
• Boa apresentação e relacionamento interpessoal.
• Opcional: Curso de Secretariado.
O que Oferecemos:
• Integração numa empresa sólida e em crescimento na região de Loulé.
• Remuneração compatível com a experiência e função.
• Oportunidade de desenvolvimento profissional.
• Ambiente de trabalho dinâmico e colaborativo.
• Subsídio de alimentação
Como Candidatar:
Os candidatos interessados deverão enviar o seu currículo vitae atualizado para
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com a referência "Secretária Administrativa".