A SRAM Portugal pretende reforçar a sua equipa com a admissão de um(a) Office Manager.
Principais Responsabilidades:
Acolher e acompanhar visitantes com simpatia e profissionalismo, encaminhando-os de forma adequada e prestando as informações necessárias, muitos deles internacionais;
Organizar e gerir a correspondência (e.G., verificação de emails, correio e demais correspondência) e encomendas, assegurando a receção, triagem e distribuição de forma eficaz;
Coordenar o aprovisionamento de materiais de escritório, garantindo o stock necessário e negociando com fornecedores para otimização de custos;
Apoiar a organização de eventos corporativos e outras iniciativas locais, respeitando o budget aprovado (e.G., festa de verão, aniversários, fruta);
Organizar e coordenar reuniões e visitas de grupo, incluindo a preparação de materiais, reservas de salas, equipamentos de proteção individual e restante logística;
Gerir todo o processo de organização de viagens e reservas de alojamento e validação das faturas e despesas;
Gestão e manutenção de snacks e bebidas (e.G., assegurar stock dentro do orçamento definido e acompanhar as datas de validade);
Recolher e organizar informação para a elaboração de documentos institucionais;
Afixar documentação obrigatória nos locais de trabalho;
Efetuar a gestão dos chaveiros de toda a organização (e.G., solicitar criação de cópias, criar identificadores);
Entregar fardamento aos colaboradores;
Apoiar na elaboração e/ou tradução de documentos, relatórios, apresentações e outros de apoio a reuniões;
Contribuir para o desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua, fazendo propostas de melhoria nos processos ou rotinas de trabalho.
Requisitos:
Habilitações académicas ao nível da Licenciatura em Secretariado, Línguas, Letras ou similares (preferencial);
Experiência prévia em funções similares, como receção, gestão de escritório ou apoio administrativo (preferencial);
Fluência oral e escrita em inglês.
Conhecimentos de outras línguas serão valorizados;
Bons conhecimentos na ótica do utilizador de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams);
Experiência emSAP (preferencial);
Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita, com atenção ao detalhe e orientação para o cliente;
Elevada capacidade de planeamento e organização;
Elevado sentido de responsabilidade, ética e confidencialidade;
Atitude profissional, simpática, flexível e proativa, com forte capacidade de resolução de problemas;
Carta de condução;
Residência na zona Coimbra (preferencial).