Executive Support & Operations Associate
Apoio à Direção | Estruturação do Negócio
Onde a excelência administrativa encontra a gestão
Estamos a reforçar a nossa estrutura com uma função administrativa de elevado impacto, próxima da Direção, pensada para profissionais que encaram a área administrativa como uma função estratégica, e não apenas operacional.
Esta posição oferece exposição direta à gestão, envolvimento transversal no negócio e a oportunidade de crescer em responsabilidade, autonomia e complexidade de funções.
O Desafio
Integrado(a) na estrutura de apoio à Direção, será responsável por assegurar organização, rigor e continuidade operacional, funcionando como elemento-chave na gestão da informação, dos processos e do tempo executivo.
A função exige pensamento estruturado, maturidade profissional e capacidade de lidar com contextos dinâmicos, onde prioridades evoluem e a qualidade da execução é determinante.
Principais Responsabilidades:
* Executive & Management Support;
* Gestão avançada de agendas executivas, reuniões estratégicas e compromissos internos e externos;
* Preparação de documentação executiva, relatórios, apresentações e correspondência institucional;
* Organização de reuniões de Direção, incluindo agenda, materiais de suporte, atas e seguimento de decisões.
Information, Process & Flow Management
* Estruturação, organização e controlo de informação crítica, garantindo acessibilidade, confidencialidade e consistência;
* Apoio à normalização de processos administrativos e operacionais;
* Gestão de arquivos digitais e físicos com padrões elevados de rigor.
Stakeholder & Communication Interface
* Interface profissional com clientes, parceiros, fornecedores e interlocutores institucionais;
* Gestão de comunicações escritas e verbais, assegurando clareza, precisão e alinhamento com a Direção.
Operations & Administrative Control
* Apoio à gestão administrativa, incluindo bases de dados, documentação contratual e reportes;
* Apoio à faturação, controlo administrativo básico e acompanhamento de despesas;
* Suporte logístico a iniciativas, reuniões e projetos internos.
Perfil Procurado:
* Forte interesse por funções administrativas de proximidade à gestão;
* Capacidade de aprender rapidamente, estruturar informação e executar com elevado nível de qualidade;
* Excelente comunicação oral e escrita em português;
* Inglês falado e escrito (obrigatório); espanhol será valorizado;
* Elevado sentido de organização, responsabilidade e atenção ao detalhe;
* Inteligência emocional, resiliência e capacidade de adaptação a mudanças de prioridade;
* Ética profissional, discrição e respeito absoluto pela confidencialidade;
* Bons conhecimentos de informática na óptica do utilizador.