Administration Assistant
Descrição do emprego
Estamos à procura de um Assistente Administrativo eficiente e orientado para os detalhes para se juntar à nossa equipa dinâmica em Lisboa, Portugal. Sendo a espinha dorsal das operações do nosso escritório, desempenhará um papel crucial para assegurar o bom funcionamento do dia a dia e apoiar vários departamentos com tarefas administrativas.
* Gerir as operações do escritório, incluindo a encomenda de materiais, a manutenção do inventário e a coordenação com os fornecedores
* Ajudar nas tarefas financeiras, tais como faturação, relatórios de despesas e contabilidade básica
* Preparar e manter relatórios e estatísticas semanais e mensais
* Tratar das chamadas recebidas, e-mails e correspondência, encaminhando-os para os membros da equipa adequados
* Marcar reuniões, gerir calendários e organizar viagens para executivos
* Apoiar o departamento de RH com tarefas administrativas relacionadas com a integração e os registos dos empregados
* Ajude na organização e manutenção de sistemas de arquivo digitais e físicos
* Prestar apoio administrativo a vários departamentos, conforme necessário
* Cumprimentar os visitantes e criar um ambiente de escritório acolhedor
* Colaborar com os membros da equipa para simplificar os procedimentos do escritório e melhorar a eficiência
Qualificações
* É necessário um diploma do ensino secundário; é preferível um grau de associado ou de bacharel em administração de empresas ou numa área relacionada
* 1-3 anos de experiência numa função administrativa ou combinação equivalente de educação e experiência
* Proficiência em Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)
* Fortes competências organizacionais com capacidade para executar várias tarefas e dar prioridade ao volume de trabalho de forma eficaz
* Excelente atenção aos detalhes e precisão no trabalho
* Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal em inglês; o conhecimento de português é uma vantagem
* Capacidade comprovada de trabalhar em colaboração num ambiente de equipa
* Orientação comprovada para o serviço ao cliente com um comportamento profissional e amigável
* Capacidade de manter a confidencialidade e de tratar informações sensíveis com discrição
* Abordagem flexível e adaptável a prioridades e prazos variáveis
* Conhecimento básico dos princípios contabilísticos e da manutenção de registos financeiros
* Capacidade proactiva de resolução de problemas e de tomar iniciativas
* Experiência com software de gestão de escritório ou vontade de aprender rapidamente novos sistemas