Office Assistant - Sociedade de Advogados (m/f)
Referencia: JN -**************
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Sobre os nossos clientes
O nosso cliente é uma prestigiada Sociedade de Advogados que pretende recrutar um Office Assistant para apoiar a equipa de Operações e Logística.
Descriçao da oferta
O nosso cliente é uma prestigiada Sociedade de Advogados que pretende recrutar um Office Assistant para apoiar a equipa de Operações e Logística.
Principais responsabilidades
Assegurar a gestão diária do edifício, garantindo o seu regular funcionamento;
Monitorizar condições gerais de utilização (espaços, equipamentos, serviços de suporte);
Identificar e resolver ocorrências operacionais, assegurando resposta célere e eficaz;
Garantir que o espaço responde às necessidades das equipas e da atividade da Sociedade.
Executar rotinas regulares de verificação de equipamentos e infraestruturas, numa lógica de manutenção preventiva;
Identificar necessidades de manutenção corretiva e assegurar o seu encaminhamento e resolução;
Acompanhar intervenções técnicas no local, garantindo qualidade e cumprimento de prazos;
Gerir a relação comercial com um conjunto alargado de fornecedores (manutenção, limpeza, economato, serviços técnicos, entre outros);
Assegurar o cumprimento de níveis de serviço contratados;
Acompanhar custos, prazos e qualidade dos serviços prestados;
Identificar alternativas e propor novas soluções mais eficientes ou competitivas.
Assegurar a gestão de stocks de materiais e consumíveis, garantindo níveis adequados;
Planear e executar encomendas, assegurando disponibilidade atempada;
Apoiar a organização logística de eventos internos e externos;
Responder a necessidades operacionais das diferentes áreas da organização.
Identificar oportunidades de melhoria nos processos logísticos e operacionais;
Propor soluções concretas de otimização de recursos e custos;
Implementar melhorias aprovadas e acompanhar o seu impacto;
Contribuir para a evolução das práticas operacionais da Sociedade.
Assegurar o suporte administrativo associado às atividades operacionais (registos, controlo documental, arquivo);
Manter informação atualizada sobre fornecedores, contratos e intervenções;
Produzir reporting simples de suporte à gestão (ocorrências, necessidades, indicadores básicos);
Garantir cumprimento de procedimentos internos.
Perfil desejado
Experiência comprovada em funções de office assistance;
Capacidade de gestão operacional e logística;
Noções de controlo de custos e gestão de fornecedores;
Utilização de ferramentas como Excel.
Forte orientação para a execução e para o detalhe;
Elevado sentido de responsabilidade e autonomia;
Proatividade na identificação e resolução de problemas;
Capacidade de adaptação a contextos dinâmicos;
Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
Organização e Gestão
Planeamento e organização de tarefas;
Gestão de prioridades em contexto operacional;
Capacidade de resposta a múltiplas solicitações;
Orientação para a eficiência e melhoria contínua.
Benefícios adicionais
Contrato permanente com perspetivas de estabilidade;
Ambiente de trabalho estruturado em Lisboa;
O que procuramos
office manager, facilities, office assistant, office, facilities, logistica, oeprações
Contacto da Michael Page
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