Garantir a excelência operacional da imobiliária, assegurando a gestão eficiente de leads, apoio comercial, coordenação processual dos negócios e organização administrativa, contribuindo diretamente para o aumento da produtividade da equipa e para uma experiência premium do cliente.
Responsabilidades:
1. Gestão Comercial e Leads
Receção e qualificação de leads (telefone, website, portais, redes sociais)
Inserção e gestão de contactos no CRM
Distribuição estratégica de leads pelos consultores
Realização de follow-up a clientes compradores e proprietários
Identificação de necessidades dos compradores
Marcação e confirmação de visitas
Apoio na preparação de propostas
Gestão de agendas comerciais
Monitorização da taxa de resposta e conversão de leads
2. Coordenação Processual dos Negócios
Organização completa dos processos desde reserva até escritura
Recolha e validação de documentação dos imóveis: Caderneta predial, Certidão permanente, Licença de utilização, Certificado energético, Plantas, Fichas técnicas)
Articulação com: Solicitadores, Bancos, Avaliadores, Promotores, Notários
Preparação de minutas e contratos
Acompanhamento de clientes durante o processo
Garantia de conformidade documental
3. Gestão de Imóveis e CRM
Inserção completa de imóveis no CRM e plataformas
Validação de qualidade de conteúdos (textos, fotos, preços)
Atualização de estado dos imóveis
Organização de dossiers físicos e digitais
Monitorização de imóveis angariados, vendidos e disponíveis
Gestão de relatórios de performance de imóveis
4. Atendimento e Experiência de Cliente
Receção de clientes em loja
Preparação de reuniões comerciais
Apoio logístico à direção e equipa
Garantia de imagem premium da loja
Gestão de reclamações e situações sensíveis com inteligência emocional
5. Apoio à Direção e Controlo de Performance
Organização de reuniões internas
Preparação de relatórios em Excel: Leads recebidas, Visitas realizadas, Negócios em curso, Escrituras previstas, Faturação por consultor;
Apoio no controlo de objetivos comerciais
Gestão de indicadores de produtividade
Apoio em tarefas estratégicas e administrativas da direção
6. Gestão Operacional da Loja
Garantir organização e funcionamento do espaço
Gestão de economato
Apoio em eventos comerciais ou ações de marketing
Apoio na integração de novos consultores
Criação e melhoria contínua de processos internos
7. Organização de Documentação Financeira
Organização mensal de faturas de fornecedores
Arquivo digital e físico de documentos contabilísticos
Conferência de dados obrigatórios nas faturas
Separação por centros de custo (marketing, rendas, viaturas, salários, etc.)
Controlo de despesas correntes da empresa
Garantir que todas as despesas estão registadas e organizadas
Envio mensal de documentação organizada
Resposta a pedidos da contabilidade
Acompanhamento de prazos fiscais
Receção e organização de mapas contabilísticos
Apoio na interpretação básica de resultados
Preparação de informação solicitada (comissões, faturas emitidas, despesas)
Atualização de ficheiro de controlo financeiro em Excel
Registo de entradas (comissões recebidas)
Registo de saídas (despesas fixas e variáveis)
Controlo de pagamentos a fornecedores
Controlo de pagamentos de comissões a consultores
Apoio na previsão de necessidades de tesouraria
Preparação de resumo mensal de: faturação, despesas, resultado operacional estimado;
Apoio na preparação de reuniões de gestão
Atualização de indicadores financeiros básicos
Forte organização e sentido de responsabilidade
Excelente comunicação verbal e escrita
Capacidade multitasking e gestão de pressão
Mentalidade comercial e orientação para resultados
Elevada inteligência emocional
Proatividade e autonomia
Boa apresentação e postura profissional
Experiência em imobiliário (preferencial)
Qualificações
Forte organização e sentido de responsabilidade
Excelente comunicação verbal e escrita
Capacidade multitasking e gestão de pressão
Mentalidade comercial e orientação para resultados
Elevada inteligência emocional
Proatividade e autonomia
Boa apresentação e postura profissional
Experiência em imobiliário (preferencial)
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