**Gestor de Escritório**
Descritivo de Funções
**Responsabilidades Gerais**
Gestão Operacional: Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório;
- Controlo de Stocks: Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório;
- Requisição de Compra: Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos;
- Processamento de Correspondências: Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes;
- Receção e Encaminhamento de Visitantes e Encomendas:
- Garantir o controlo das entradas e saídas no edifício principal, promovendo um ambiente acolhedor, seguro e organizado. Assegurando uma presença física contínua na área da receção (local de trabalho)
Gestir as Instalações
- Manutenção do Escritório: Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias;
- Gestão dos Office Supplies: Gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing;
- Equipamentos de Escritório: Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionem corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.
Gestão de Pessoas
- Supervisão da Equipa de Suporte: Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio;
- Treinar e Desenvolver a Equipa de Suporte: Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções;
- Conflitos e Problemas da Equipa: Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipe.
Gestão Financeira
- Orçamento: Preparar e monitorizar o orçamento do escritório.
Planeamento e Organização
- Planeamento de Eventos: Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops.
- Coordenação de Viagens: Planear e coordenar viagens de trabalho da equipe.
- Agenda: Gerir a agenda de reuniões e compromissos da equipe.
Comunicação
- Facilitador de Comunicação: Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa;
- Dinamizar Informação: Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.
Conformidade e Segurança
- Regulamentações: Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho.
- Segurança & Bem-estar: Coordenar com a equipe de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritórios