A Management Solutions é uma empresa internacional de consultoria cuja missão principal é prestar serviços de consultoria de negócio, de risco, financeira, organizacional e de processos, tanto em aspetos funcionais como na implementação de tecnologias relacionadas. Atualmente, contamos com uma equipa multidisciplinar (com perfis funcional, metodológicos, técnica e de integração de sistemas) de 4.000 profissionais.
Prestamos serviços a clientes a partir de 50 escritórios (22 na Europa, 23 nas Américas, 3 na Ásia, 1 em África e 1 na Oceânia) a partir dos quais servimos regularmente clientes que operam em mais de 50 países.
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Integrando o departamento de Meios, o principal objetivo é proporcionar apoio administrativo para toda a empresa, nomeadamente apoio à direção, gestão documental, gestão das instalações e sendo um ponto de contacto com todos os colaboradores, outros departamentos internos e com as unidades a nível internacional.
Principais responsabilidades
Administração e gestão documental:
* Prestar apoio administrativo à direção (ex.agenda comercial com clientes).
* Introduzir periodicamente informações nos sistemas; conciliar as informações de gestão e contabilísticas e apoiar o fluxo de informações para a sede.
* Apoiar os colaboradores no processode declaração de tempo e despesas.
* Responsabilidades administrativas gerais: receção do escritório, atendimento de chamadas, receção e expedição de correio.
* Controlar o material de escritório e o hardware.
* Apoiar as relações com os fornecedores.
* Garantir a gestão e arquivo de documentação interna e de contratos.
* Apoiar a relação com os clientes.
* Gerir o pedidos de reserva de hotéis e voos.
Recursos humanos:
* Apoiar o processo de recrutamento de colaboradores: relação com universidades, agendamento de entrevistas com os candidatos e atualizar as bases de dados dos recursos humanos.
* Colaborar no processo de onboarding às novas contratações.
* Apoiar a organização das atividades de formação.
Marketing:
* Organização de reuniões e seminários relacionados com o sector financeiro.
* Organização de eventos.
* Apoioà execução de atividades de ação social e clube desportivo.
Qualificações
* Formação superior em secretariado ou equivalente
* Experiência anterior em secretariado, gestão de escritório e tarefas administrativas.
* Conhecimentos linguísticos: Português nativo, espanhol (muito valorizado) e inglês.
* Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita.
* Capacidade para atuar com diligencia, profissionalismo e eficácia na relação com clientes, fornecedores e pessoalinterno.
* Competências organizacionais comprovadas com grande atenção ao detalhe.
* Atitude positiva, enérgica, entusiasta e capacidade de gerir o seu próprio tempo.
* Capacidade comprovada de trabalhar simultaneamente em várias tarefas e de resolver problemas.
* Fortes competências e conhecimentos especializados no Microsoft Office.
Como se candidatar?
Se estiveres interessado(a) na nossa oferta,envia-nos o teu CV para este endereço eletrónico: