Procuramos um(a) profissional dinâmico(a) e organizado(a) para integrar a nossa equipa, desempenhando funções de secretariado e apoio administrativo aos diversos departamentos.
Principais Responsabilidades:
Secretariado e Gestão Administrativa
• Gestão de correspondência e comunicação (e-mail, telefone, etc.);
• Elaboração e atualização de relatórios e bases de dados administrativas;
• Gestão e acompanhamento de contratos;
• Registo de ausências, baixas médicas e controlo de férias;
• Apoio ao recrutamento e processo de admissão de novos colaboradores;
• Gestão e controlo das consultas de medicina do trabalho (admissões e periódicas);
• Emissão de declarações para colaboradores (efetividade, apoio à creche, comprovativos bancários, entre outros);
• Gestão de frota (Seguros, GALP Frota, coimas, etc.);
• Planeamento e operacionalização de reuniões;
• Controlo de stock de economato e gestão de consumíveis.
Apoio ao Departamento Financeiro e Contabilidade
• Receção, controlo, contabilização e arquivo de faturas (formato eletrónico e físico);
• Colaboração na gestão administrativa de documentos financeiros e contabilísticos.
Apoio à Direção de Obra
• Apoio administrativo na gestão de condicionamentos e OVP's;
• Elaboração e acompanhamento de contratos e pedidos junto de entidades externas (EDP, EPAL, E-Redes, entre outras);
• Gestão da vertente administrativa associada às obras.
Apoio ao Departamento de Segurança, Qualidade e Ambiente
• Controlo, registo e análise de EGAR's;
• Verificação e correção de guias diárias de resíduos e transporte;
• Submissão anual do relatório MIRR;
• Apoio e registo dos acidentes de trabalho.
Apoio à Gerência
• Agendamento de compromissos e reuniões;
• Atualização de calendários e eventos institucionais;
• Organização e preparação de documentos para assinatura.
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