AClínica Hugo Madeiraé uma clínica de excelência, referência no seu setor de atividade, a qual oferece várias especialidades na área de medicina dentária e cuidados de saúde oral. Contamos com a dedicação e o profissionalismo de uma Equipa Médica experiente e multidisciplinar, que transforma o sorriso e a vida dos nossos pacientes. Vamos reforçar a nossa Equipa com a contratação de um(a)Recepcionista. Terá como principais responsabilidades colaborar nas operações de gestão administrativa e relação com cliente.ÂMBITO DA FUNÇÃO• Gestão de contactos telefónicos inbound & outbound. • Gestão de contactos escritos. • Gestão de contactos presenciais (i.e., welcome and greet prospects, pacientes, gestão de processos de front office). • Gestão de consultas, informações sobre disponibilidades, valores, visitas guiadas à clínica, garantir o acompanhamento dos pacientes, gestão do processo de pagamento das consultas. • Soft selling. • Gerir os momentos de check in e de check out. • Acompanhar os pacientes ao longo de todo o customer journey, aferindo que tudo está de acordo com as expectativas e fazendo a ponte com demais stakeholders (gestoras de pacientes, assistentes e médicos, marketing e financeira). • Interface privilegiado com os diversos stakeholders, garantindo o alinhamento e acompanhamento dos processos durante todo o customer journey. • Assegurar que a informação proveniente dos distintos stakeholders é partilhada (i.e., informar os pacientes de eventuais atrasos, pedidos de antecipação de consultas, envio de informações, recados...). • Zelar pelo perfeito funcionamento, arrumação e limpeza de toda a infraestrutura. • Assegurar que os serviços partilhados estão presentes sempre que necessário (limpeza, manutenção e/ou outros). • Realização de auditorias de qualidade de serviço. • Análise dos resultados e desvios resultantes do feedback dos questionários de satisfação e das auditorias, e partilha com os diferentes stakeholders. • Colaboração na definição e especificação de todos os processos, procedimentos e sistemas associados à operação. • Participar nas reuniões de planeamento e seguimento do negócio. • Contribuir para a concretização dos planos de ação e projetos de melhoria. • Colaboração na definição dos objetivos (KPI's / SLA's). • Participação nas reuniões de equipa, visando o enquadramento de todos os resultados operacionais e comerciais. • Contribuir para a promoção, crescimento, sustentabilidade e rentabilidade da empresa.REQUISITOS DA FUNÇÃOQUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS • Licenciatura/Outras OUTRAS QUALIFICAÇÕES / CAPACIDADES • Capacidade para gerir e assegurar os objetivos definidos • Orientação para resultados e gestão de tarefas • Forte capacidade de análise e síntese • Orientação para melhoria contínua dos processos • Participação ativa na resolução de constrangimentos e apresentação de soluções • Domínio obrigatório da língua inglesa e/ou francesa: verbal e escrita • Fluência num segundo idioma • Excelentes conhecimentos de micro-informática (Outlook, Excel, Powerpoint) na óptica do utilizador • Familiaridade com ferramentas de CRM, Web Analytics e ReportingCOMPETÊNCIASTRANSVERSAIS • Orientação para o "cliente" interno e externo • Trabalho em equipa • Proactividade e perseverança • Atenção para os detalhes • Política de qualidade do serviçoCENTRAIS • Empatia e dinamismo • Assertividade e diplomacia • Boa capacidade de relacionamento interpessoal e facilidade de comunicação oral e escrita • Organização e metodologia no trabalho