P O nosso cliente é uma empresa que atua no setor de seguros e gestão de risco, focando-se especificamente na mediação e corretagem de seguros, consultoria de riscos e saúde e benefícios e encontra-se à procura de um(a) Assistente Executivo(a), para integrar a sua equipa.
p Reportando ao Gestor do Reino Unido, o(a) Assistente Executivo(a) selecionado(a) prestará apoio administrativo de alto nível aos Partners da empresa.
/pp Irá atuar como um parceiro de negócio de confiança, facilitando a tomada de decisão e a produtividade dos sócios, gerindo o tempo de ambos e representando a empresa com discrição e profissionalismo.
Este cargo exige fortes capacidades organizacionais, proatividade e a capacidade de priorização.
/pp Responsabilidades /pulli Gerir o ciclo de vida administrativo dos processos, antecipando necessidades, gerir agendas complexas e priorizar pedidos; /lili Gestão proativa e estratégica de agenda: agendar e coordenar reuniões internas e externas, incluindo videoconferências em múltiplos fusos horários (Teams, Zoom), e propor soluções criativas para conflitos de horário; /lili Gerir e priorizar a própria caixa de entrada e carga de trabalho: triagem de volumes elevados de correspondência, aplicação de priorização consistente e código de cores, encaminhamento para os Partners quando necessário e garantia de resposta atempada; /lili Organizar viagens nacionais e internacionais, por vezes complexas: planear e reservar voos, hotéis e vistos; preparar itinerários detalhados, manter detalhes atualizados na agenda dos Partners e coordenar transportes terrestres e logística; /lili Manter registos de horas (timesheets) e documentação de projetos precisos em base de dados interna, preparar relatórios de despesas e apoiar a aprovação de viagens e despesas de acordo com a política da empresa; /lili Apoiar fluxos de trabalho de contratos, rastreio e requisitos de conformidade (compliance): recolher e carregar documentação necessária, seguir processos contratuais e colaborar com as equipas Jurídica/Comercial; /lili Colaborar proativamente com parceiros transversais (Finanças, IT, RH, DTP, Manutenção) para resolver problemas operacionais e garantir o nível máximo de serviço; /lili Utilizar tecnologia aprovada, incluindo ferramentas de IA disponíveis, de forma responsável para otimizar tarefas rotineiras, mantendo a confidencialidade e o controlo de qualidade; /lili Apoiar eventos pontuais ou iniciativas de escritório, conforme necessário; /lili Atuar como um parceiro de negócio proativo para apoiar as prioridades de desenvolvimento de negócio e clientes dos Sócios, compreender o panorama dos clientes e alinhar o apoio administrativo aos objetivos comerciais; /lili Manter e atualizar listas de contatos no CRM e registos de atividade comercial, acompanhar o pipeline e atividade de vendas, garantindo que as próximas ações são registadas e seguidas.
/li /ulp Competências /pulli12o Ano de escolaridade ou Licenciatura; /lili Boa capacidade de análise; /lili Foco na resolução de problemas e tomada de decisão; /lili Boa capacidade de organização e gestão de multitarefas; /lili Boa capacidade de comunicação; /lili Experiência anterior em funções administrativas ou atendimento ao cliente; /lili Fluência em inglês (obrigatória) ou outros idiomas; /lili Proficiência na utilização de Microsoft Office; /lili Conhecimento básico de CRM (preferencial).
/li /ulp Benefícios /pulli Oportunidade de desenvolvimento num projeto sólido; /lili Horário Semanal: 40 horas; /lili Modelo Trabalho: Híbrido.
/li /ulp A Randstad tem a missão de se tornar a empresa mais equitativa e especializada de talentos a nível mundial e, por isso, reiteramos que damos as boas-vindas a pessoas com as mais diversas capacidades e experiências.
Assumimos o compromisso de garantir que o nosso processo de recrutamento e contratação satisfaça as necessidades de todas as pessoas.
/pp Preocupamo-nos com a igualdade de oportunidades, independentemente de etnia, cor, religião, sexo, orientação sexual, identidade de género, nacionalidade, idade, informações genéticas, incapacidade ou qualquer outro estatuto de grupo protegido por lei.
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