Função
Como profissional executivo, você será responsável por garantir o bom funcionamento diário do escritório. Sua responsabilidade principal será fornecer apoio direto à Administração.
* Gestão de reservas de hotéis;
* Atendimento telefónico;
* Registo de correspondência recebida e distribuição da mesma pelos respetivos departamentos.
Além disso, participará em simulacros e resumo de avaliação de simulacro; formação/informação interna sobre medidas de autoproteção/evacuação; entrada de novos colaboradores Internos; coordenação de acesso a impressoras; seguros; medicina no trabalho; gestão de viaturas e equipamentos dos colaboradores; encomenda de vestuário; registo de ausências e atrasos de colaboradores e recolher justificação de faltas.
Ocupará-se ainda de manutenção e atualização de arquivo funcional (p.e.: contatos internos e salas de reuniões); comunicação de entrada/saída de colaboradores junto da seguradora e acompanhamento de processos de acidentes de trabalho; gestão e marcação de exame de admissão na Medicina no Trabalho.
Manterá também a caixa de primeiros socorros (reposição de produtos em falta, confirmação de prazos de validade) e realizará comunicação / solicitação de criação/cancelamento de endereços de email e acessos (Helpdesk).
Para saída de colaboradores: cancelamento seguros e envio de informação para Medicina no trabalho; verificação de viaturas/equipamentos devolvidos; cancelamento e devolução de cartões de acesso.
Requisitos
Ao candidato é solicitada:
* Experiência anterior em funções administrativas ou de office management;
* Formação superior em Gestão, Secretariado, Administração ou área similar;
* Excelentes competências de comunicação oral e escrita;
* Domínio das ferramentas do Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);
* Fluência em português (oral e escrito);
* Domínio da Língua inglesa e espanhola (nível intermédio a avançado);
* Disponibilidade para trabalho 100% presencial;
* Capacidade de lidar com múltiplas tarefas e gerir prioridades;
* Sentido de responsabilidade e elevada autonomia.