Estamos à procura de um(a) profissional para garantir a eficiência operacional do escritório. Se tens experiência em gestão de escritório, competências administrativas e uma atitude positiva, dinâmica e responsável, esta pode ser a oportunidade perfeita para ti
Responsabilidades:
1. Gestão e negociação de contratos de serviços: Negociar e gerir contratos com fornecedores externos para serviços de manutenção corretiva e preventiva, limpeza, segurança, entre outros, assegurando a qualidade e a conformidade com os requisitos da empresa.
2. Gestão de logística: Supervisionar a gestão de resíduos e garantir o abastecimento contínuo dos itens de uso comum no escritório, como material de escritório, produtos de limpeza e outros suprimentos necessários.
3. Coordenação e apoio às atividades de escritório: Organizar e apoiar as atividades diárias do escritório, incluindo a gestão de reuniões (preparação das salas de reunião, organização de coffee breaks, almoços, fornecimento de água, café e outros itens necessários para o bom funcionamento das reuniões).
4. Assegurar o funcionamento eficiente do escritório: Monitorizar e garantir que todas as operações do escritório funcionem de maneira eficiente e sem interrupções, resolvendo quaisquer problemas que possam surgir.
5. Responsabilidades administrativas gerais: Gerir a receção do escritório, atender chamadas telefónicas, rececionar e expedir correio, e realizar outras tarefas administrativas conforme necessário para apoiar a equipa.
* Formação em secretariado ou equivalente.
* Experiência anterior em secretariado, gestão de escritório e tarefas administrativas.
* Conhecimentos linguísticos: Português nativo e inglês proficiente.
* Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita.
* Competências organizacionais comprovadas com grande atenção ao detalhe.
* Atitude positiva, enérgica, entusiasta e capacidade de gerir o seu próprio tempo, trabalhar simultaneamente em várias tarefas e de resolver problemas.
* Fortes competências e conhecimentos de Microsoft Office.