Resumo da Função
A Assistente Administrativa é responsável por apoiar as atividades administrativas da organização, assegurando a boa gestão de processos, o controlo documental e o suporte às equipas internas. Desempenha tarefas de atendimento, organização, comunicação e apoio operacional ao dia-a-dia do escritório.
Principais Responsabilidades
· Efetuar atendimento presencial, telefónico e por e-mail, prestando informações e encaminhando solicitações.
· Organizar, arquivar e gerir documentação física e digital.
· Elaborar relatórios, documentos, correspondência e folhas de cálculo.
· Apoiar a marcação de reuniões e gestão de agendas.
· Emitir, conferir e registar faturas, notas de encomenda e outros documentos administrativos.
· Acompanhar processos de compras, controlo de despesas e apoio à área financeira, quando necessário.
· Garantir o seguimento de solicitações internas e o bom fluxo de informação entre departamentos.
· Controlar o stock de material de escritório e proceder a pedidos de reposição.
· Apoiar tarefas básicas de Recursos Humanos, como organização de dossiers, preenchimento de mapas e integração de novos colaboradores (opcional, conforme a entidade).
· Assegurar a atualização de bases de dados e informação interna.
Requisitos
· Formação
Ensino Secundário completo; preferencialmente formação técnica ou superior na área Administrativa, Gestão ou similar.
· Experiência
Experiência anterior em funções administrativas de 5-10 anos.
Competências Técnicas
· Domínio das ferramentas do Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
· Capacidade de organização e gestão de prioridades.
· Boa comunicação escrita e oral.
Competências Comportamentais
· Rigor e atenção ao detalhe
· Proatividade
· Sentido de responsabilidade
· Capacidade de trabalhar em equipa
· Discrição e respeito pela confidencialidade
· Capacidade de resolução de problemas
Condições de Trabalho
· Horário laboral em regime diurno
· Regime presencial