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Clínica Hugo Madeira
é uma clínica de excelência, referência no seu setor de atividade, a qual oferece várias especialidades na área de medicina dentária e cuidados de saúde oral.
Contamos com a dedicação e o profissionalismo de uma Equipa Médica experiente e multidisciplinar, que transforma o sorriso e a vida dos nossos pacientes.
Vamos reforçar a nossa Equipa com a contratação de um(a)
Recepcionista
. Terá como principais responsabilidades colaborar nas operações de gestão administrativa e relação com cliente.
ÂMBITO DA FUNÇÃO
• Gestão de contactos telefónicos inbound & outbound.
• Gestão de contactos escritos.
• Gestão de contactos presenciais (i.e., welcome and greet prospects, pacientes, gestão de processos de front office).
• Gestão de consultas, informações sobre disponibilidades, valores, visitas guiadas à clínica, garantir o acompanhamento dos pacientes, gestão do processo de pagamento das consultas.
• Soft selling.
• Gerir os momentos de check in e de check out.
• Acompanhar os pacientes ao longo de todo o customer journey, aferindo que tudo está de acordo com as expectativas e fazendo a ponte com demais stakeholders (gestoras de pacientes, assistentes e médicos, marketing e financeira).
• Interface privilegiado com os diversos stakeholders, garantindo o alinhamento e acompanhamento dos processos durante todo o customer journey.
• Assegurar que a informação proveniente dos distintos stakeholders é partilhada (i.e., informar os pacientes de eventuais atrasos, pedidos de antecipação de consultas, envio de informações, recados…).
• Zelar pelo perfeito funcionamento, arrumação e limpeza de toda a infraestrutura.
• Assegurar que os serviços partilhados estão presentes sempre que necessário (limpeza, manutenção e/ou outros).
• Realização de auditorias de qualidade de serviço.
• Análise dos resultados e desvios resultantes do feedback dos questionários de satisfação e das auditorias, e partilha com os diferentes stakeholders.
• Colaboração na definição e especificação de todos os processos, procedimentos e sistemas associados à operação.
• Participar nas reuniões de planeamento e seguimento do negócio.
• Contribuir para a concretização dos planos de ação e projetos de melhoria.
• Colaboração na definição dos objetivos (KPI's / SLA's).
• Participação nas reuniões de equipa, visando o enquadramento de todos os resultados operacionais e comerciais.
• Contribuir para a promoção, crescimento, sustentabilidade e rentabilidade da empresa.
REQUISITOS DA FUNÇÃO
QUALIFICAÇÕES ACADÉMICAS
• Licenciatura/Outras OUTRAS QUALIFICAÇÕES / CAPACIDADES
• Capacidade para gerir e assegurar os objetivos definidos
• Orientação para resultados e gestão de tarefas
• Forte capacidade de análise e síntese
• Orientação para melhoria contínua dos processos
• Participação ativa na resolução de constrangimentos e apresentação de soluções
• Domínio obrigatório da língua inglesa e/ou francesa: verbal e escrita
• Fluência num segundo idioma
• Excelentes conhecimentos de micro-informática (Outlook, Excel, Powerpoint) na óptica do utilizador
• Familiaridade com ferramentas de CRM, Web Analytics e Reporting
COMPETÊNCIAS
TRANSVERSAIS
• Orientação para o "cliente" interno e externo
• Trabalho em equipa
• Proactividade e perseverança
• Atenção para os detalhes
• Política de qualidade do serviço
CENTRAIS
• Empatia e dinamismo
• Assertividade e diplomacia
• Boa capacidade de relacionamento interpessoal e facilidade de comunicação oral e escrita
• Organização e metodologia no trabalho