OBJETIVO
Atua como intermediário(a) - elemento de referência - entre o cliente (grupos, reuniões, eventos diversos - excetuando nos casamentos, batizados e alojamento) e as secções operacionais da unidade nas diferentes solicitações que possam surgir ao longo da permanência dos clientes na unidade, a fim de garantir que todas as expectativas dos clientes são cumpridas conforme acordado.
RESPONSABILIDADES:
o Receciona as ordens de serviço por parte do departamento de Vendas ou Coordenador(a) de Eventos da Unidade e nessa base:
• Efetua a verificação de salas de reuniões, de modo a garantir as condições requisitas pelo cliente;
• Assegura mediante o tipo de evento em causa a antecipação de possíveis necessidades do cliente (pontos de internet, projetores, ecrãs, telefones, águas, etc.);
• Participa em reunião conjunta com o cliente ou seu representante e elemento do departamento de Vendas ou Coordenador(a) de Eventos, a fim de serem confirmados os dados da ordem de serviço e outros detalhes de interesse - número de pessoas, horários, coffee breaks, refeições, etc., bem como, poder ser apresentado(a) ao cliente como a pessoa de contacto a partir desse momento.
o Atua como interlocutor junto do cliente, efetuando a coordenação com as várias secções operacionais da unidade nas várias solicitações que possam surgir: mudanças de sala de reunião, alterações de refeições, alterações no número de pessoas previsto, etc.
o Assegura a presença e acompanhamento constante ao longo de todo o evento ou permanência do cliente na unidade (início das reuniões, coffee breaks, refeições - monitorizando a adequadas reposições de buffets, a limpeza, higiene e apresentação dos espaços, etc.)
o Efetua a gestão de possíveis reclamações que possam surgir, assegurando a sua adequada resolução e atuando como a representante da imagem da unidade em causa.
o Informa o departamento de Vendas ou Coordenador(a) de Eventos e respetivas secções da unidade sobre eventuais alterações ou solicitações extra face à ordem de serviço original.
o Efetua a verificação de débitos decorridos ao longo do evento (refeições, aluguer de salas, bebidas, etc.) - verificação da correção dos valores em causa, bem como, os transaction codes - confrontando com a respetiva ordem de serviço e eventuais alterações que possam ter decorrido relativamente à ordem de serviço original, a fim de validar para emissão de fatura por parte da Receção da unidade.
Promove junto do cliente os serviços e facilidades disponibilizados na unidade sempre que se justifique e seja oportuno.