Quem Somos
A Scale Labs é uma empresa de consultoria de vendas, especializada na reestruturação e otimização de departamentos comerciais. A nossa missão é guiar empresas B2B do ponto A ao ponto Sucesso, desenvolvendo e implementando infraestruturas e protocolos de excelência, ao mesmo tempo que transformamos os seus departamentos comerciais em motores de crescimento, treinando e recrutando os melhores comerciais para isso.
Procuramos a contratar um(a) Internal Operations Assistant para garantir que a operação interna da Scale Labs funciona: processos organizados, follow-ups feitos e cumprimento de prazos.
Esta função foca-se em, aumentar velocidade de execução interna,tendo impacto em áreas como finance/admin, data hygiene, sistemas, people operations e executive support.
Se és alguém extremamente metódico(a), rápido(a) a executar e obcecado(a) com detalhe e organização, candidata-te através do formulário interno.
Damos prioridade às candidaturas via formulário interno:
https://forms.gle/NG6XGdLnH1KMPAVe6
Tarefas e Responsabilidades:
* Operações & Automações: Preparação e manutenção de automações internas (Make, Notion, GHL), melhoria contínua de processos e identificação ativa de tarefas repetitivas a eliminar.
* Exec Support (operacional) : Follow-ups, lembretes e tracking de decisões; organização de informação para facilitar tomada de decisão.
* Gestão de contratos e acordos: Registo e organização de contratos e "verbal agreements" (assinatura + 1.o pagamento), assegurando rastreabilidade e cumprimento.
* Ligação com contabilidade e fornecedores financeiros: Interação direta com contabilidade e parceiros financeiros, garantindo informação completa, atualizada e fiável.
* CRM & Sistemas (Pipedrive): Atualização rigorosa de ganhos, onboarding e notas; manutenção de informação correta, completa e atualizada para suportar decisão.
* Clientes e operação (Notion): Atualização da gestão de clientes e operações internas no Notion, garantindo alinhamento entre todos os departamentos.
* People Operations: Apoio no onboarding técnico de colaboradores (emails, acessos e ferramentas), criação de utilizadores/permissões, gestão de férias e feriados e comunicação interna associada.
* Finance & Admin: Criação e envio de faturas, registo de pagamentos, controlo de datas críticas e comunicação de follow-ups semanais a pagamentos em falta.
O que procuramos (perfil ideal):
* Extremamente organizada(o) e metódica(o): Consegues estruturar trabalho, prioridades e informação sem depender de supervisão constante.
* Atenção ao detalhe acima da média: Tens rigor em dados, contratos, faturas, datas e tarefas críticas.
* Conforto com sistemas e tarefas repetitivas: Gostas de rotinas bem definidas e consegues manter consistência mesmo em volume.
* Assertividade para defender prioridades: Sabes dizer "não agora" e proteger SLAs sem medo de alinhar expectativas.
* Mentalidade de dono (ownership total): Assumes responsabilidade do início ao fim, com follow-up, controlo e fecho.
* Orientação para impacto interno: Valorizas resultados e estabilidade operacional mais do que presença ou representação externa.
* Conforto com ritmo alto e exigência: Consegues lidar com múltiplos pedidos sem perder qualidade, organização e prazos.
Valorizamos:
* Experiência com Pipedrive / CRMs e Notion
* Experiência em faturação, cobrança e backoffice
* Experiência em automações (Make / Zapier / GHL)
* Capacidade de documentar processos e criar SOPs simples
O que oferecemos:
* Componente fixa + variável: Estrutura remuneratória com base no impacto e na performance.
* Trabalho remoto: Autonomia com responsabilidade, num ambiente de execução rápida e foco em resultados.
* Política de Férias acima da referência do mercado: 25 dias úteis de férias por ano + dia de aniversário.
* Proximidade à liderança: Trabalho direto com COO e Heads, com exposição a decisões e operação de alto ritmo.
* Formação e ferramentas: Acesso a sistemas, processos e formação interna para acelerar autonomia e performance.
* Cultura de execução: foco, disciplina, velocidade
Se queres fazer parte de uma equipa que valoriza disciplina, honestidade e velocidade de implementação, e tens ambição de ser a pessoa que põe ordem, elimina fricção e acelera a operação, esta função é para ti.
Candidata-te através do formulário interno abaixo e mostra-nos como crias estrutura, rigor e execução num ambiente de crescimento rápido.
Candidatura prioritária via formulário:
https://forms.gle/NG6XGdLnH1KMPAVe6
Para mais informações: Scale Labs — https://www.scale-labs.com/