Cliente
AGIT - Agência para a Gestão do Sistema Intermodal da Região de Coimbra, E.I.M., S.A.. é uma empresa local de natureza intermunicipal que tem por objeto o desenvolvimento, a implementação e a gestão de um sistema de títulos e tarifários intermodal integrado para os operadores do serviço público de transporte de passageiros na região de Coimbra.
Desafio/ Missão
Fase de implementação da AGIT: Apoiar a AGIT na definição e implementação das políticas, processos e procedimentos de gestão administrativa e financeira incluindo as operações de âmbito geral, com base em diretivas bem definidas e instruções gerais, de grau médio de complexidade, nas áreas de atuação comuns e instrumentais e nos vários domínios de atuação da entidade.
Responsabilidades
Comunicação e atendimento
* Partilhar e fazer cumprir a Visão, Missão e Valores da Empresa;
* Realizar o atendimento telefónico e presencial a clientes, fornecedores e visitantes;
* Tratar da correspondência, e-mails, ofícios e comunicados da organização;
* Atuar como ponto de contacto para informações e encaminhamento de situações;
* Participar em reuniões para tomar notas, redigir atas e pautas.
Gestão administrativa e logística
* Garantir a execução dos processos administrativos e financeiros que lhe forem atribuídos;
* Organizar e gerir agendas, marcar reuniões, eventos e viagens;
* Cuidar da organização do escritório e dos arquivos físicos e digitais;
* Monitorizar prazos e calendários e alertar para cumprimento de obrigações;
* Gerir o fornecimento de materiais de escritório e a organização de eventos.
Suporte operacional e técnico
* Preparar documentos, apresentações e relatórios;
* Introduzir dados em sistemas e atualizar registos administrativos;
* Prestar suporte na gestão financeira básica, como reembolsos, caixa, etc;
* Gerir a informação, incluindo o tratamento de documentação e sua classificação.
Suporte executivo e confidencialidade
* Prestar apoio direto a executivos, assessorando em diversas tarefas;
* Tomar iniciativas e tomar decisões para facilitar os processos de trabalho;
* Manter discrição e confidencialidade sobre assuntos sensíveis, pois a profissão está associada à gestão de segredos.
Perfil e Competências
* Comunicação;
* Orientação para resultados;
* Conhecimentos e experiência;
* Adaptação e melhoria contínua;
* Trabalho de equipa e cooperação;
* Responsabilidade e compromisso com o serviço;
* Iniciativa e autonomia.
Requisitos
* Curso Técnico Profissional (12ºano) e ou Licenciatura compatível com as funções as exercer;
* Experiência profissional mínima de 2 anos em funções análogas às que irá desempenhar na Agência;
* Conhecimentos na área de contabilidade e gestão;
* Conhecimentos de procedimentos de auditoria de processos administrativos;
* Experiência na gestão de atividades de operação, nomeadamente de transportes, frota, etc;
* Domínio das ferramentas informáticas na ótica do utilizador;
* Domínio dos Idiomas Português (C2) e inglês (B2).
Condições
* Enquadramento Salarial e Benefícios de acordo com Política Interna da Empresa.
Candidatura
* Agradecemos envio de respostas indicando Referência Anuncio acompanhadas de CV (c/foto) para:
Refª. AGIT- Assistente Técnico ADMIN