Descritivo de Funções
Gestão Operacional
- Gestão de Documentos: Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório;
- Controlo de stocks: Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório;
- Requisição de Compra: Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos;
- Processamento de Correspondências: Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes;
- Receção e encaminhamento de visitantes e encomendas:
- Garantir o controlo das entradas e saídas no edifício principal, promovendo um ambiente acolhedor, seguro e organizado. Assegurando uma presença física contínua na área da receção (local de trabalho)
Gestir as instalações
- Manutenção do Escritório: Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias;
- Gestão dos office supplies: gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing;
- Equipamentos de Escritório: Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionem corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.
Gestão de Pessoas
- Supervisão da Equipa de Suporte: Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio;
- Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte: Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções;
- Conflitos e Problemas da Equipa: Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.
Gestão financeira
- Orçamento: Preparar e monitorizar o(s) orçamento do(s) escritório(s).
Planeamento e Organização
- Planeamento de Eventos: Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops.
- Coordenação de Viagens: Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas.
- Agenda: Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas.
Comunicação
- Facilitador de Comunicação: Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa;
- Dinamizar informação: Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.
Conformidade e Segurança
- Regulamentações: Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho.
- Segurança & bem-estar: Coordenar com a equipa de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritórios
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