Título do Cargo: Assistente AdministrativaLocalização: Porto, PortugalTipo: Full-time (100% Presencial)Requisito de Idioma: Inglês fluente e perfeito, escrito e falado (obrigatório)Descrição Geral:Estamos à procura de uma Assistente Administrativa altamente organizada, com atenção ao detalhe e forte capacidade de comunicação, para apoiar as operações diárias do escritório e os processos relacionados com projetos em curso, especialmente ligados ao setor de desenvolvimento imobiliário e hoteleiro.Esta é uma função multifacetada, que combina tarefas administrativas recorrentes com apoio à gestão e execução de projetos, incluindo contacto com fornecedores, preparação de documentos, e acompanhamento de prazos e processos administrativos. A função é 100% presencial, com base no escritório no Porto, Portugal.Principais Responsabilidades: Suporte Administrativo Geral:
Atualizar registos internos, como faturas, folhas de ponto, despesas e contratosComunicar com fornecedores e prestadores de serviços para solicitar orçamentos, organizar documentação e acompanhar entregasApoiar na preparação de pagamentos, reconciliação de despesas e tarefas administrativas de contabilidadeOrganizar e manter sistemas de arquivos digitais (Google Drive, Dropbox, etc.)Gerir tarefas administrativas do escritório e apoiar na logística de reuniões e visitas Apoio à Gestão de Projetos:
Preparar documentos, pastas e agendas para projetos em cursoApoiar no acompanhamento de cronogramas, tarefas e prazos de projetoAjudar na compilação de documentos técnicos e submissões oficiais (licenciamentos, candidaturas)Auxiliar na coordenação de reuniões de projeto, visitas a fornecedores e atividades no terrenoRealizar pesquisas para identificar fornecedores e recolher propostas para orçamentos comparativosApoiar na elaboração de relatórios de progresso e materiais de apoio à gestão Requisitos:
Mínimo de 2 anos de experiência em funções administrativas ou de apoio a gestão de projetosFormação ou experiência em áreas como arquitetura, engenharia, gestão, administração ou áreas afins é valorizadaDomínio total do inglês, escrito e falado (obrigatório)Excelentes capacidades organizativas, atenção ao detalhe e proatividadeBons conhecimentos de Microsoft Office ou Google Workspace (Docs, Sheets, Drive)Comodidade no uso de plataformas digitais e ferramentas de organização de tarefasResidência no Porto, Portugal, com total disponibilidade para trabalho presencial (sem opção remota) Diferenciais (não obrigatórios):
Experiência com processos administrativos em projetos de construção, arquitetura ou imobiliárioFacilidade em lidar com documentação oficial, submissões ou candidaturas institucionaisInteresse por áreas como hotelaria, património histórico e enoturismoCarta de condução e autonomia para se deslocar a reuniões ou obras (ocasionalmente) O que Oferecemos:
Posição estável num ambiente profissional, estruturado e colaborativoEnvolvimento em projetos únicos e desafiantes, com ligação a património e turismoOportunidade de desenvolvimento em áreas de administração, gestão de projetos e operaçõesEscritório central no Porto, com equipa internacional e ambiente dinâmico Se tem paixão por organização, gosta de apoiar projetos de impacto e procura um papel com variedade e responsabilidade, gostaríamos de conhecê-la.Job Type: Full-timePay: 920.00€ - 1,000.00€ per monthWork Location: In person