OFFICE MANAGER (m/f)
DESCRITIVO DE FUNÇÕES:
1.Gerir as instalações:
1. Manutenção do Escritório: Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias;
2. Gestão dos office supplies: gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing;
3. Equipamentos de Escritório: Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionam corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.
2. Gestão operacional:
4. Gestão de Documentos: Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório;
5. Controle de stocks: Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório;
6. Requisições de Compra: Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos;
7. Processamento de Correspondências: Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes.
3. Gestão de Pessoas
8. Supervisão da Equipa de Suporte: Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio;
9. Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte: Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções;
10. Conflitos e Problemas da Equipa: Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.
4. Gestão financeira
11. Orçamento: Preparar e monitorizar o(s) orçamento do(s) escritório(s).
5. Planeamento e Organização
12. Planeamento de Eventos: Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops.
13. Coordenação de Viagens: Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas.
14. Agenda: Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas.
6. Comunicação
15. Facilitador de Comunicação: Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa;
16. Dinamizar informação: Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.
7. Conformidade e Segurança
17. Regulamentações: Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho.
18. Segurança&bem-estar: Coordenar com a equipa de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritórios
O QUE OFERECEMOS:
19. Salário compatível com a experiência demonstrada;
20. Subsídio de alimentação;
21. Seguro de saúde;
22. Cartão Staff com descontos nas unidades, F&B e SPA assim como parceiros externos.
Se considera que tem o perfil indicado, efetue a sua candidatura clicando