Poucas viagens são mais emocionantes do que aquelas que fazemos diariamente, com milhares de profissionais, que unem talento e paixão para ajudar a realizar os sonhos dos nossos viajantes. O nosso objetivo é que o entusiasmo pelo nosso trabalho seja refletido na excelência e no compromisso com os nossos clientes.
Na Ávoris Corporación Empresarial entendemos que a melhor forma de servir os nossos clientes começa por fazer com que a nossa equipa desfrute e seja apaixonada pelo seu trabalho.
Neste momento, na
BCD Meetings & Events (equipa pharma)
estamos a recrutar para várias funções nos nossos escritórios de Lisboa, a saber:
DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES
[1] Meeting Support Generalist (MSG)
Responsável pelo desenvolvimento, planeamento e execução de reuniões e eventos para o cliente, garantindo a excelência operacional em todas as fases do processo. Esta função exige fortes competências em gestão de projetos e relacionamento com clientes, bem como a capacidade de cumprir prazos rigorosos para assegurar o sucesso dos eventos.
O MSG atua como ponto de contacto diário com o cliente, oferecendo aconselhamento sobre boas práticas, conformidade e estratégias de otimização de custos para garantir o sucesso dos eventos, gerindo simultaneamente vários programas/eventos. Entre as suas principais responsabilidades incluem-se:
* Planeamento, coordenação e acompanhamento de eventos;
* Pesquisa e contratação de locais para eventos;
* Elaboração e gestão de orçamentos: Definir, atualizar e comunicar orçamentos ao longo das fases de planeamento e execução, assegurando o orçamento final reconciliado;
* Desenvolvimento de websites dedicados aos eventos;
* Gestão de participantes e allotments de alojamento;
* Procura e reserva de restaurantes e venues exclusivos.
* Identificar e coordenar todas as necessidades do evento (set up das salas, horários das atividades, equipamentos audiovisuais, seleção de menus, eventos e atividades no local e fora dele, operações com DMCs, eventos especiais, transportes terrestres, entregas nos quartos e requisitos para convidados VIP, conforme necessário).
* Reporting & Compliance: garantir o cumprimento de todos os prazos, requisitos de reporting e cumprimento de regras de compliance.
Esta função desempenha um papel estratégico, servindo como recurso ágil para colmatar lacunas nas ofertas atuais e liderando a expansão da empresa para serviços integrados de planeamento de reuniões.
[2] Project Accountant (PA)
Prepara e finaliza todas as faturas finais e os requisitos mensais das contas atribuídas, em estreita colaboração com os Meetings Support Generalist e o Compliance Manager.
Assegura que a gestão financeira de cada projecto/evento é realizada dentro dos prazos estabelecidos e em conformidade com os requisitos internos.
Comunica com fornecedores e as equipas de projetos para recolher recibos e documentação de despesas, resolver pagamentos pendentes e esclarecer dúvidas relacionadas com os custos dos eventos.
Apoia também na reconciliação mensal das despesas, garantindo a exatidão e integridade dos dados financeiros.
[3] Delegate Manager (DM)
É responsável por apoiar o planeamento de reuniões, incentivos e eventos de sucesso para uma variedade de clientes da área de
Life Sciences
, gerindo o processo de registo. Manterá um elevado nível de serviço ao cliente e aos participantes nas reuniões, que podem incluir profissionais de saúde externos.
Encarregue pela gestão de plataformas / websites de registo e comunicação digital, com o envio convites eletrónicos e confirmações para cada evento atribuído, entre outros.
[4] Compliance Manager (CM)
É responsável por acompanhar e monitorizar o cumprimento das normas de
compliance,
que devem estar em conformidade com leis, regulamentos, políticas internas e códigos de conduta. Irá realizar auditorias mensais aos ficheiros dos eventos, identificando e resolvendo eventuais discrepâncias. Este processo inclui, entre outros, reuniões farmacêuticas com participação de profissionais de saúde.
Está interessada(o) em trabalhar na empresa líder do setor e cumpre os seguintes requisitos?
REQUISITOS
* Formação mínima: Ensino Secundário - 12º Ano ou similar
* Tempo mínimo de experiência: mínimo de três (3) anos de experiência em organização de reuniões e eventos.
* Residência: Distrito de Lisboa
* Boa capacidade de comunicação, apresentação e organização
* Valorizamos especialmente a experiência prévia em funções semelhantes e o conhecimento na organização de eventos no setor farmacêutico e de saúde, pela sua contribuição prática e capacidade de rápida adaptação ao cargo.
* Forte auto motivação, elevado nível de compromisso, mentalidade positiva e personalidade orientada para a solução;
* Fortes capacidades de comunicação com clientes e parceiros;
* Sólidas competências analíticas e organizacionais; analisar, definir direcções e executar;
* Capacidade de trabalhar independentemente e sob pressão, pensar em soluções com uma mentalidade "hands-on" and "can do";
* Comunicação escrita e verbal em inglês e espanhol é solicitada;
* Literacia avançada em soluções digitais ligadas à área de gestão de projectos e bons conhecimentos de Microsoft 365;
* Experiência prévia na plataforma Cvent será valorizada;
* Formação e experiência GDS AMADEUS e/ou Galileu;
* Flexibilidade para trabalhar para além da descrição das suas funções, a fim de apoiar o negócio em geral e de desenvolver as suas competências e conhecimentos;
* Disponibilidade de viajar e apoiar a gestão de eventos em Portugal e no estrangeiro;
Requisitos - Bónus
Quem provar ter conhecimentos de compliance da indústria farmacêutica/healthcare têm vantagem neste recrutamento.
O que podemos oferecer como troca do seu compromisso e confiança?
* Formação inicial nos sistemas internos
* Pacote salarial de acordo com os requisitos
* Presença no escritório de forma híbrida
* Pacote Interno de vantagens
Somos uma organização comprometida com a igualdade de oportunidades.
Na Ávoris Corporación Empresarial, acreditamos e praticamos o respeito pelas pessoas que compõem a empresa, pelo que o nosso compromisso passa por:
* Oferecer um ambiente seguro, respeitoso e confiável.
* Promover a igualdade de oportunidades, contribuindo para o pleno desenvolvimento profissional, independentemente do sexo, género, orientação sexual, raça, crenças, nacionalidade, estado civil, idade ou qualquer outro fator diferenciador da pessoa.
* Trabalhar para que a diversidade e a inclusão das pessoas representem um valor significativo para o grupo.
* Promover as melhores práticas em matéria de gestão de pessoas.
Não hesite e inscreva-se na oferta