Office Manager (m/f)
Cidade:
Lisboa
OFFICE MANAGER (m/f)
DESCRITIVO DE FUNÇÕES:
1. Gestão operacional:
Gestão de Documentos:
Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório;
Controle de stocks:
Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório;
Requisições de Compra:
Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos;
Processamento de Correspondências:
Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes;
Receção e encaminhamento de visitantes e encomendas.
Garantir o controlo das entradas e saídas no edifício principal
, promovendo um ambiente acolhedor, seguro e organizado. Assegurando uma presença física contínua na área da receção (local de trabalho)
2.Gerir as instalações:
Manutenção do Escritório:
Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias;
Gestão dos office supplies:
gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing;
Equipamentos de Escritório:
Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionam corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.
3. Gestão de Pessoas
Supervisão da Equipa de Suporte:
Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio;
Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte:
Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções;
Conflitos e Problemas da Equipa:
Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.
4. Gestão financeira
Orçamento:
Preparar e monitorizar o(s) orçamento do(s) escritório(s).
5. Planeamento e Organização
Planeamento de Eventos:
Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops.
Coordenação de Viagens:
Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas.
Agenda:
Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas.
6. Comunicação
Facilitador de Comunicação:
Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa;
Dinamizar informação:
Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.
7. Conformidade e Segurança
Regulamentações:
Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho.
Segurança&bem-estar:
Coordenar com a equipa de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritórios
Segmento de Emprego:
Administrative Assistant, Office Manager, Manager, Administrative, Management