Função:
Assistente de Administração
Descrição da Vaga:
Apoie a direção em tarefas administrativas, como gestão documental e fluxo de informações.
Responsabilidades Principais:
Administração e gestão documental:
- Prestar apoio administrativo à direção;
- Introduzir periodicamente informações nos sistemas;
- Apoiar os colaboradores no processo de declaração de tempo e despesas;
- Responsabilidades administrativas gerais: receção do escritório, atendimento de chamadas, receção e expedição de correio;
- Controlar o material de escritório e o hardware;
- Apoiar as relações com os fornecedores;
- Garantir a gestão e arquivo de documentação interna e de contratos;
- Apoiar a relação com os clientes;
- Gerir os pedidos de reserva de hotéis e voos;
Recursos humanos:
- Apoiar o processo de recrutamento de colaboradores;
- Colaborar no processo de onboarding às novas contratações;
- Apoiar a organização das atividades de formação;
Marketing:
- Organização de reuniões e seminários relacionados com o sector financeiro;
- Organização de eventos;
- Apoio à execução de atividades de ação social e clube desportivo;
Requisitos e Qualificações:
- Formação superior em secretariado ou equivalente;
- Experiência anterior em secretariado, gestão de escritório e tarefas administrativas;
- Conhecimentos linguísticos: Português nativo, espanhol (muito valorizado) e inglês;
- Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita;
- Capacidade para atuar com diligência, profissionalismo e eficácia na relação com clientes, fornecedores e pessoal interno;
- Competências organizacionais comprovadas com grande atenção ao detalhe;
- Atitude positiva, enérgica, entusiasta e capacidade de gerir o seu próprio tempo;
- Capacidade comprovada de trabalhar simultaneamente em várias tarefas e de resolver problemas;
- Fortes competências e conhecimentos especializados no Microsoft Office;
Benefícios:
Otros: