A NILG.AI é uma consultora estratégica em Inteligência Artificial que trabalha diretamente com líderes e equipas de decisão para transformar processos críticos de negócio. Somos uma equipa ambiciosa e em crescimento, onde responsabilidade, autonomia e qualidade de execução são valorizadas. Estamos à procura de uma Assistente Executiva que seja mais do que suporte administrativo. Procuramos alguém que queira estar no centro da operação, ajudar a manter a empresa a funcionar com rigor e clareza, e crescer connosco na construção de algo maior. Vais trabalhar lado a lado com o CEO e com a equipa de operações, garantindo que os processos administrativos, financeiros e organizacionais correm sem fricção. Este é um papel de elevada confiança, onde a tua capacidade de antecipar problemas, tomar decisões e executar com precisão faz toda a diferença. Não procuramos alguém para "esperar instruções". Procuramos alguém que consiga desbloquear problemas de forma proativa. Principais responsabilidades Apoio direto ao CEO na gestão de agenda, e‐mail, prioridades e tarefas operacionais. Organização e controlo de processos administrativos críticos. Gestão de faturação, recibos, pagamentos, fornecedores e documentação financeira. Preparação e envio de informação para contabilidade. Apoio à gestão de RH, incluindo onboarding e acompanhamento administrativo. Gestão de contratos, documentos e arquivos digitais. Apoio operacional à equipa de marketing e eventos. Gestão do espaço físico do escritório. Forte sentido de responsabilidade, fiabilidade e compromisso. Capacidade de organização e priorização. Autonomia real na execução e capacidade de priorização. Conforto total com ferramentas digitais e sistemas online. Capacidade de aprender rapidamente novos softwares e processos. Rigor no cumprimento de prazos, pagamentos, obrigações e tarefas sensíveis. Capacidade de tomar decisões práticas em contextos ambíguos. Boa comunicação escrita e verbal em português e inglês. Espírito crítico, organização e atenção ao detalhe. Experiência prévia em funções administrativas, executivas ou de operações é valorizada. Ferramentas que vais usar no dia a dia Google Workspace, Slack, ferramentas de gestão de tarefas, plataformas de faturação, sistemas de pagamento e software administrativo. Não é necessário dominar tudo à partida, mas é essencial aprender rápido e sem resistência. O que oferecemos Um papel central numa empresa em crescimento. Proximidade real à gestão e aos processos de decisão. Ambiente exigente, mas humano e transparente. Aprendizagem contínua e contacto com projetos de alto impacto. Estabilidade e confiança para crescer connosco a médio e longo prazo. Se procuras um trabalho em que és tratado/a como "a pessoa dos recados", esta vaga não é para ti. Se procuras um papel em que a tua responsabilidade cria impacto real todos os dias, queremos falar contigo. #J-18808-Ljbffr